С момента запуска согласования договорных документов сотрудником административно-хозяйственного отдела до регистрации подписанных документов
Ускорение процесса согласования, минимизация риска ошибок, повышение прозрачности процесса, оптимизация ресурсов, затрачиваемых на поддержку процесса
Источник:
Выгрузка логов процесса согласования договорных документов из системы СЭД Директум за 9 месяцев 2025 года
Ключевые поля:
Номер задания согласования, Подразделение выполнения задания согласования, Дата старта выполнения задания, Дата завершения выполнения задания
Дополнительная информация:
Исполнитель, Подразделение, Вид документа, Тип предмета договора, Маршрут согласования, Нормативный срок выполнения задания
20% сокращение времени согласования договоров
На основании объективных данных установлена доля возвратов на доработку и повторных согласований, что позволило установить влияние данных факторов на увеличение срока подписания документов и рост операционных издержек. Проведённый анализ подразделений, допускающих наибольшее количество возвратов, позволили внедрить эффективную систему мониторинга циклических возвращений документов. Разработаны инструктажи по типовым ошибкам для исполнителей.
2% заданий не имеют установленного SLA
Все выявленные случаи отсутствия нормативного срока выполнения задачи относились к конкретному подразделению и исполнителю, что приводило к потере управляемости процессом и невозможности объективной оценки выполнения обязательств. По результатам исследования было внедрено обязательное определение и автоматическое назначение дат завершения для всех задач. Введена рассылка уведомлений ответственным сотрудникам при наступлении и превышении срока выполнения задачи
До 50% времени согласования сосредоточено на пяти подразделениях
Большая часть времени согласования сконцен трирована на ограниченном числе подразделений (50% времени на 5 подразделениях из 77), что свидетельствует о наличии узких мест и перегрузке определенных участков процесса. Проведен анализ причин перегрузки. Выявлены лучшие практики сотрудников, стабильно выполняющих задачи быстрее среднего. Разработаны инструкции на основе экспертизы лучших исполнителей. Реализована возможность параллельного выполнения согласований
