От запуска конкурентной процедуры до проведения оплаты поставщику и закрытия обязательств по договору
Снизить долю внеплановых и срочных закупок по типовым позициям и сократить время нахождения заявок в статусе «Не назначена» между подразделениями, повысив предсказуемость и прозрачность закупочного процесса
Источник:
Журнал событий корпоративной системы закупок / ERP, включающий этапы конкурентных процедур, согласований, заключения договоров, поставки и оплаты за 2024-2025 гг.
Ключевые поля:
Номер закупки, Статус закупки, Дата начала операции, Дата окончания операции
Дополнительная информация:
Исполнитель, Отдел, Должность, Материал закупки, Признак плановой/внеплановой закупки, Признак срочной закупки, Сумма закупки
55% перевод внеплановых и срочных закупок по типовым материалам в плановый контур
Анализ журнала событий показал, что одни и те же материалы регулярно закупаются как в плановом, так и во внеплановом/срочном режиме, при этом стоимость внеплановых закупок выше из-за сжатых сроков, ограниченного круга поставщиков и меньших объемов. Частота повторения таких внеплановых закупок по ряду материалов оказалась сопоставима с частотой плановых закупок по тем же позициям. На основе кластеризации материалов и анализа истории закупок был сформирован перечень номенклатуры, которую рекомендуется изначально включать в план закупок. Для этих материалов предложено закрепить плановые объемы и периодичность закупок, а также отдельные лимиты для внеплановых случаев. Это позволило перевести значительную часть ранее внеплановых и срочных закупок в плановый контур и заложить основу для снижения совокупных затрат до 55% по группе рискованных позиций за счет более выгодных условий и прогнозируемых объемов.
70% сокращение времени нахождения заявок в статусе «Не назначена»
Исследование сквозного процесса от начала конкурентной процедуры до оплаты выявило длительные задержки на этапе, когда заявка уже создана, но еще не назначена конкретному исполнителю или подразделению. На этом этапе процесса заявки зависали в статусе «Не назначена», что приводило к сдвигам сроков поставки и последующей оплаты. Были выявлены основные маршруты, где заявки дольше всего находились без назначения, и определены подразделения, между которыми происходили наибольшие задержки. На основании этого были предложены регламенты по автоматическому назначению ответственных, SLA на этапе назначения и эскалации при превышении пороговых сроков. В результате время нахождения заявки в статусе «Не назначена» сокращено на 70%, что позволило ускорить прохождение закупки по процессу и повысить предсказуемость сроков для внутренних заказчиков.
